¿Cuales son los Instrumentos Básicos para que las Empresas se Franquicien?

Cuando las empresas toman la decisión de convertirse a franquicia, es decir, pasar por un proceso de instrumentalización, normalmente ejecutado conjuntamente por una empresa consultora especializada en franquicias para desarrollar los instrumentos de franquicia característicos, básicos y comúnmente aceptados por la generalidad de países.
Estos instrumentos, con los que debe contar como mínimo aquella empresa que desea ser conocida como franquicia, son cinco y a continuación pasaremos a nombrarlos y detallar en qué consiste cada uno de ellos.

Circular de Oferta de Franquicia: COF

Es un instrumento que ha contribuido a lo largo de los años a consolidar el formato de franquicias y hacerlo más seguro. En la mayoría de países donde las franquicias han logrado un desarrollo y consolidación considerables, cuentan con este documento con este u otros nombres. Por ejemplo, en Francia lo llaman Carpeta de información.

La CoF es un resumen teórico sobre todos los aspectos históricos, operativos, numéricos en que se basa el negocio. Para muchos autores la CoF es tan importante como el contrato de franquicia, ya que en ella se plasman las principales obligaciones y compromisos de las partes que serán detalladas en el contrato de franquicia.

tiene como objetivo que el candidato a franquiciado pueda conocer con la mayor precisión y veracidad posible el concepto ofrecido como franquicia, su formula, la red, información relativa a la persona del franquiciante, precisiones acerca de los resultados económicos posibles del negocio y los términos y condiciones que regirán el otorgamiento de la franquicia.

Se debe entregar antes de la firma del contrato y no suele entregarse en las ferias de franquicias, o a primera vista, sino se les proporciona a los interesados posteriormente a ser ellos evaluados por el franquiciante.

La mayoría de legislaciones sobre franquicias regulan el contenido de este documento y señalan los puntos que no deben de estar ausentes para gozar de validez. Para el franquiciante la puesta a punto de este documento es indispensable para interesar a posibles candidatos, por lo que podemos decir que tendría aparte de un Fin Informativo a un Promocional.

Para el candidato a franquiciado, la CoF le va a permitir formarse una primera idea del franquiciante y del negocio antes de continuar con las negociciones, por lo que podríamos agregar un Fin de Protección para en Franquiciado.

Conceptualización de Analísis de Viabilidad:

Es un instrumento vital en el proceso de conversión a franquicia en la etapa de evaluación y planeación de la futura franquicia. Aquí se definen las fronteras de lo que se quiere franquiciar, en ellas se plasman los aspectos operativos, financieros, mercadológicos y administrativos.

Es la definición escrita del concepto y la información es fruto del análisis que hacen en conjunto la empresa franquiciante y los consultores de franquicia, que arroja una definición del qué y cómo se va a franquiciar. Se debe hacer un análisis FoDA (es decir un análisis de las Fortalezas, oportunidades, Debilidades y Amenazas) del concepto a franquiciar y determinar la visión, Misión y valores del negocio a franquiciar.

Un punto muy importante de la Comercialización es aplicar determinadas fórmulas financieras que pretenden estandarizar y detallar las inversiones requeridas (equipamiento, obra civil, inventario, etc.), para luego determinar los derechos de entrada, regalías comerciales y de publicidad que sean justas y competitivas, ya que estas no son cantidades al azar sino una consecuencia numérica. Según los escenarios de metas y resultados se obtendrán los supuestos márgenes de rentabilidad y tiempos estimados de retornos de inversión. La finalidad de todo esto es presentar al futuro inversionista un negocio realmente estructurado, ya que en la medida que se le presente al franquiciado mejores proyecciones y estimaciones, se reducirán los riesgos al fracaso y se logrará una mejor oferta.

Manuales Operativos:

Es la codificación del know how de una forma práctica y didáctica. Son herramientas impresas, que sirven para transmitir toda la información que necesita el franquiciado para poder operar el negocio. En ellos se uniforma la operación de las unidades. Son imprescindibles para la capacitación y una herramienta de consulta permanente cuando aparecen las dudas en el día a día de la operación de la nueva franquicia.

Son trajes a la medida de cada empresa y deben ser prácticos y manejables, es decir, que sirvan realmente y no sean sólo un “adorno” de la franquicia, ya que usar un manual mal hecho es lo mismo que carecer de uno. Debemos dejar en claro que estos no tienen que estar impresos necesariamente para ser efectivos, ya que pueden usarse otros medios como los videos, fotos, CD-RoM o cualquier otro método didáctico que ayude con su finalidad.

Manuales más Utilizados:

En principio los manuales son un traje a la medida de cada empresa, por lo tanto cada una de ellas debe tener los manuales necesarios para que su operación pueda replicarse con éxito.
A continuación presentaremos algunos de los más comunes:

Manual de pre apertura; aquí se establecen todos los aspectos que deben cubrirse, desde la firma del contrato hasta la apertura de la unidad franquiciada.

Manual de Operaciones; en él se detallan cada una de las actividades que permitan al franquiciado operar la franquicia, desde que se abre hasta que se cierra el negocio. Aquí se muestra el día a día del negocio y debe de explicar al detalle las operaciones del negocio como son las compras, atención al cliente, limpieza, etc.

Manual de Procedimientos y Control Administrativo; aquí se marcan las pautas que debe seguir el franquiciado para administrar su negocio, las técnicas que pueden utilizarse para hacerlo y las reglas que debe cumplir.

Manual de Perfil de Puestos; en éste se detallan los puestos requeridos, sus requerimientos académicos y destrezas personales, funciones y responsabilidades específicas y las generales. también se suelen incluir los reglamentos de trabajo.

Manual de Productos y/o Servicios; aquí se describen los productos o servicios que se venden u ofrecen en el negocio a franquiciar. Se detalla en el caso de productos, su elaboración y forma de presentarse a la venta. En el caso de servicios la forma de prestarse u ofrecerse al público.

Manual de Imagen Corporativa; en este manual se detalla tolo lo concerniente con la imagen, es decir, el uso de colores autorizados, de las marcas, logotipos e isótopos, lemas, etc. todo esto aplicado a la realidad en sellos, señalización, decoración, papelería en general (tarjetas de presentación, sobres, facturas, etc.).

Manual de Software; se está usando con mayor frecuencia, ya que son cada vez más las empresas que tratan que sus franquiciados manejen el negocio ayudados con un software que les facilite las operaciones y su respectivo control. Generalmente el software es proporcionado por el franquiciante o directamente por su proveedor de software, por lo que este manual detallará el uso correcto de este sistema.

Esquema de Otorgamiento y Comercialización:

Cuando un negocio se convierte en franquicia, la empresa franquiciante debe ser consciente que en ese momento no sólo ofrece sus productos o servicios tradicionales, sino que está saliendo al mercado a ofrecer negocios bajo un formato determinado y que por lo tanto tienen un mercado y una forma particular de mercadeo. Si por ejemplo hemos convertido a franquicia una cevichería, no vamos a promocionar lo delicioso o económico de nuestra carta, sino ofreceremos un negocio atractivo y rentable a posibles inversionistas. Este instrumento llamado esquema de otorgamiento y comercialización debe estructurar estrategias para expandirse y crecer, en concordancia con los objetivos de mercadeo que tenga la empresa en el corto, mediano y largo plazo.

Un aspecto que no debe dejar de recoger este instrumento es el “perfil del franquiciado”, en el que se detallan las cualidades personales, requerimientos académicos y patrimoniales que deberá reunir el futuro franquiciado. A este perfil acompaña un cuestionario de evaluación que servirá para evaluar y rechazar aquellos candidatos que no cumplan con el perfil ideal del franquiciado.

Esta evaluación del candidato tendrá un aspecto humano y otro económico. El factor humano es primordial en toda empresa, pero en la franquicia adquiere una particular importancia. El éxito de una franquicia es, en primer lugar, el éxito de la relación entre franquiciante y franquiciado. Por lo general, se coincide en que el franquiciado debe contar con las siguientes cualidades: inteligencia práctica, capacidad de adaptación, interdependencia, contacto humano, estabilidad, creatividad, sentido de organización, ambición, sentido de responsabilidad, emprendedor, solidario, etc.

Un punto que merece ser tocado aparte, es el de la experiencia del franquiciado. ¿Es necesario reclutar un franquiciado neófito, o bien un profesional? La experiencia es un factor cada vez más importante en la selección de los franquiciados. Hemos constatado que los franquiciantes prefieren actualmente reclutar a profesionales, es decir, aquellos que conocen el oficio y el producto, que tienen experiencia y que saben encarar el mercado, de manera que la formación inicial sea más rápida y mejor asimilada, que en el caso de un neófito

Pero también existen algunos franquiciantes que prefieren que el candidato a franquiciado no tenga experiencia en el rubro, ya que será más fácil de formarlo y no vendrá con los vicios propios Franquiciasde la experiencia previa, lo que implicaría “deformar” los hábitos antes de empezar a formar.

El lo que respecta al perfil económico-financiero, es lógico pensar que el franquiciante querrá que 05su franquiciado esté en condiciones de hacer frente tanto a las inversiones requeridas para poner operativo a su local franquiciado, como para asumir el pago del derecho de entrada y luego las regalías continuas. También en el formato de evaluación del perfil financiero se podrá indagar acerca del patrimonio, deudas, capacidad de endeudamiento y se podrían pedir referencias a terceros que acrediten la solvencia económica.

Otro punto importante de este instrumento es el relacionado a la ubicación del punto franquiciado. La ubicación es un factor vital para el éxito o fracaso del negocio, por lo que debe ser evaluado con la misma rigurosidad que se hará con el candidato a franquiciado. En una oportunidad el propietario de la renombrada franquicia de Hoteles Hilton fue preguntado sobre cual era la razón de su éxito y él respondió que son tres los factores responsables de este: “Location, location, location” ( ubicación, ubicación, ubicación ). También en este caso es necesario tener un perfil ideal del local, aspecto que podría dividirse en dos partes:

Ubicación del inmueble: zona en la que se pretende ubicar el punto comercial (centro comercial, zona empresarial, etc.)

Características físicas del inmueble: superficie en metros cuadrados, instalaciones eléctricas y de agua, etc.

En ambos casos la empresa franquiciante debe contar con tablas y cuestionarios que permitan evaluar la idoneidad del punto franquiciado sugerido por el candidato a franquiciado, aunque la tendencia actual es que los franquiciantes prefieran incorporar franquiciados que ya disponen de un local ajustado a sus exigencias.

Además de lo dicho anteriormente, cuando se elige el local del punto franquiciado, también hay que tener en cuenta la territorialidad o zona de influencia, que cada empresa determinará según su estrategia de expansión (circular, por distritos, por kilómetros a la redonda, departamentos, etc.).

Marco Jurídico:

El marco jurídico viene a ser el conjunto de convenios o disposiciones que regulan cada relación de franquicias en particular, estableciéndose de forma clara los compromisos, derechos y obligaciones entre franquiciante y franquiciado. Por lo general este marco jurídico está integrado por:

El Pre-Contrato: es un contrato preliminar donde el futuro franquiciado entrega como adelanto un monto equivalente a una parte proporcional del derecho de entrada. Se asemeja a un contrato de arras, donde de no concretarse la operación, es decir, de no darse la firma del contrato de franquicia, el franquiciante conservará el adelanto, ya que normalmente se revela parte del know how antes de la firma definitiva del contrato de franquicia.

Contrato de Franquicia: es el instrumento legal donde se plasman los derechos y obligaciones de las partes. Este punto lo trataremos en detalle más adelante.

Contrato de Anexos: son contratos auxiliares donde se establecen obligaciones específicas que Capítulose consideran trascendentes y que a pesar que se regulan en el contrato de franquicia, conviene 05reforzarlos mediante instrumentos aparte, pero que forman parte integrante del contrato de franquicia. Por ejemplo, confidencialidad y no-competencia para franquiciado y empleados que laboran en la franquicia, de comodato de manuales, de alquiler de letrero, de suministro, de licencia de software etc.